Udfordringen 

Et eksempel på, hvordan RS har arbejdet med en organisation for at forbedre den indirekte indkøbsproces, er vores samarbejde med en af de største bilproducenter. De brugte RS som en af deres vigtigste leverandører af MRO-produkter og stod over for at skulle placere store mængder af ordrer med få transaktioner på tværs af organisationen. Hver anden ordre skulle gennem en manuel rekvisitionsproces og indtastes manuelt i deres lokale ERP-system (Enterprise Resource Planning). 

Det medførte dobbeltarbejde for indkøbsafdelingen, og som følge heraf var behandlingstiden (og de deraf følgende omkostninger) for hver ordre høj, da hver ordre, der blev afgivet uden for virksomhedens eget eProcurement-system, krævede, at der blev afgivet en intern indkøbsordre, som skulle tilføjes i systemet. I betragtning af antallet af transaktioner, der er involveret i en organisation af denne størrelse, øgede det indkøbsteamets arbejdsbyrde betydeligt. 

Derfor er der stor værdi i at reducere procesomkostningerne i stedet for udelukkende at fokusere på indkøbsprisen. 

Derudover ønskede kunden at få større synlighed over sine indirekte udgifter på tværs af de vigtigste leverandører, som de regelmæssigt købte ind fra, så de bedre kunne identificere muligheder for omkostningsbesparelser og effektivitet. Derfor ønskede virksomheden at integrere disse systemer i sit eProcurement-system. 

Løsningen 

RS blev valgt til at være en del af den første fase af leverandører, som bilproducenten ønskede at integrere med. Det skyldtes RS' omfattende produktsortiment, som betød, at det kunne dække alle kundens behov inden for produktkategorier, samt den tekniske erfaring, RS har med eProcurement-implementeringer. 

For at sikre minimale forstyrrelser for ingeniørerne og stadig give adgang til produkter, tekniske data, billeder og lagertilgængelighed blev der brugt en funktion kaldet PunchOut. Det giver en sikker forbindelse til RS' webside fra kundens eProcurement-modul.

Brugen af PunchOut betyder, at slutbrugerne hos bilproducenten kan åbne en indkøbsordre (PO) i deres eget system, gå ind på RS' webside og oprette en indkøbskurv med produkter, som derefter trækkes tilbage i deres system. Når oplysningerne fra indkøbskurven modtages, udfyldes indkøbsordren automatisk med alle de oplysninger, kunden har brug for, klar til at blive sendt (via eventuelle interne godkendelser) direkte til RS for behandling. 

Resultatet 

Denne nye, forenklede proces har reduceret behandlingstiden for afgivelse af ordrer betydeligt, samtidig med at slutbrugerne bevarer muligheden for selv at foretage indkøb. Det frigør tid for både indkøbsteamet og slutbrugerne til at fokusere på værdiskabende aktiviteter i de respektive roller. 

De samlede "bløde" procesomkostninger er blevet reduceret fra 261.000$ til 165.812$ - en besparelse på lidt over 95.000$. Dette er opnået ved at reducere ordrebehandlingstiden fra gennemsnitligt 89 minutter til kun 56 minutter. Det svarer til, at det kun tager 7 minutter at oprette en ordre (halvdelen af den tidligere papirproces), det tager 6 minutter at få den godkendt (halvdelen af den tidligere proces), og det er ikke længere nødvendigt at bekræfte produktets pris/tilgængelighed, fordi der er øjeblikkelig adgang til disse oplysninger (hvilket fjerner 11 minutter fra den tidligere proces). Derudover er der heller ikke behov for at betale individuelle fakturaer hver måned, da RS leverer en enkelt månedlig fakturaoversigt. 

Desuden giver brugen af ét integreret system kunden større gennemsigtighed omkring sine direkte udgifter. Med alle data fra tusindvis af indkøb samlet i ét system er det nu muligt at analysere disse oplysninger for at hjælpe kunden med at benchmarke sin præstation og forbedre sin indirekte indkøbsstrategi i fremtiden. 

Selve integrationen blev udført i fællesskab af tekniske eksperter fra begge sider med en dedikeret e-handelsspecialist fra RS, der overvågede processen fra start til slut. 

På grund af det store antal variabler, der var involveret i opsætningen, kortlagde holdene kundens nuværende proces for at kontrollere, at den nye proces ville følge den så tæt som muligt for at opnå det ønskede resultat og sikre, at alle de nødvendige indkøbsdata blev samlet i ét system. Efter en grundig test blev det endelige system taget i brug, og RS fortsatte med at overvåge forbindelsen i den første måned, før projektet blev afsluttet som en vellykket integration. 

Endelig kan data fra eProcurement bruges af kunden til at holde bedre styr på lagerbeholdningen. Ved at have et klart overblik over, hvad der bliver købt, er det muligt at oprette en lagerprofil baseret på det faktiske forbrug. Det betyder, at kunden kun behøver at have det lager, den faktisk bruger (især til at klare uplanlagt vedligeholdelse), mens dyre varer, der ikke bruges regelmæssigt, kan bestilles, når der er brug for dem, ved at gøre brug af RS's udvalg af leveringsmuligheder.