Cutting the MRO costs of a Confectionary Giant Article

Reduktion af MRO-omkostningerne hos en konfekturegigant

INTRODUKTION

Indkøbsteams og ingeniører står over for adskillige udfordringer i forbindelse med vedligeholdelse, reparation og drift af deres organisations udstyr og faciliteter. Forsyningskæden for indirekte materialer er kompleks på grund af antallet af involverede interessenter, en fragmenteret forsyningsbase og antallet af produkter, der er opdelt på tværs af kategorier. Derudover er der et konstant pres fra den øverste ledelse med hensyn til at reducere omkostningerne.

Som en af de største industrielle leverandører er RS i en unik position hvad angår det at forstå sine kunders komplekse behov og hjælpe disse virksomheder med at strømline deres processer og skabe omkostningseffektivitet.

Det er vigtigt for organisationer at forstå, at indirekte omkostninger til indkøbsprocessen kan være dobbelt så høje som det beløb, der bruges på selve produkterne. Så hvis din organisation i løbet af et år bruger GBP 100.000 på at købe produkter, vil du bruge yderligere GBP 200.000 på proces eller 'bløde' omkostninger.

Derfor er der stor værdi i at reducere procesomkostningerne i stedet for udelukkende at fokusere på indkøbsprisen. Strømlining af processer kan også give andre store fordele.

Et eksempel på, hvordan RS har været i stand til at hjælpe en kunde med at få bedre styr på sine procesomkostninger, er vores arbejde med en velkendt konfektureproducent, som er markedsleder inden for sin kategori med en omsætning på over GBP 100 millioner. RS har samarbejdet med denne virksomhed i en årrække og leveret en lang række produkter. Det omfatter el- og automatiseringsprodukter, PPE-udstyr, værktøj og testudstyr, som bruges af vedligeholdelsesteknikere til at holde driften kørende.

Som en stor organisation havde konfektureproducenten en langsigtet plan om at strømline deres indkøbsproces, hvilket omfattede en gennemgang af alle indirekte udgifter. Indkøbsafdelingen blev udfordret til at reducere administration og bureaukrati, hvad angik indkøbsprocessen, så den ville blive hurtigere og kræve mindre input fra flere interessenter på tværs af virksomheden.

Typisk brugte kunden meget tid på at finde leverandører, der havde de produkter, de havde brug for, og derefter sammenligne tilbud, oprette indkøbsordrer sammen med et økonomiteam og sørge for levering på et tidspunkt, der ikke påvirkede den daglige forretning.

De følte også, at der var meget dobbeltarbejde og manuel indtastning af oplysninger under indkøb. Kort sagt forsinkede processen indkøb af produkter med lav værdi, samtidig med at det tog værdifuld tid fra medarbejdernes kerneopgaver.

Det første skridt var at kortlægge virksomhedens nuværende procure-to-pay-proces. Dette blev ledet af RS' dedikerede team af e-handelsspecialister og kundens nøgleinteressenter, hvorefter det ved hjælp af en procesomkostningsberegner (produceret i samarbejde med Chartered Institute of Procurement & Supply) var muligt at beregne den tid, det tog for hvert procestrin for at beregne de samlede omkostninger for virksomheden for hver ordre, der placeres.

På den måde fandt man ud af, at hver ordre tog 88 minutter fra start til slut, og at det kostede GBP 74 pr. ordre. Bare til RS blev der afgivet over 200 ordrer om året, og et tilsvarende antal ordrer blev afgivet til flere leverandører.

RS fandt ud af, at den enkleste måde, hvorpå man kunne fjerne mange af problemerne (og ekstraomkostningerne) i processen var at introducere PurchasingManager™ for kunden.

PurchasingManager™ er et webbaseret ordrestyringssystem, der bruges sammen med RS' hjemmeside. Indkøbere kan oprette kontostrukturer på tværs af deres organisation, tildele udgiftskontrol, omkostningscentre og godkendelsesgrænser med det formål at hjælpe med at administrere alle RS-online-indkøb.

Systemet giver slutbrugeren, som regel en ingeniør, mulighed for at gå ind på RS' hjemmeside, vælge det produkt, der er brug for, bestille det og se, hvornår leveringen vil finde sted. Bag kulisserne sendes en bekræftelsesanmodning til en overordnet kollega, som hurtigt kan godkende omkostningerne, hvorefter ordren behandles.

PurchasingManager™ tog hånd om godkendelsesprocessen og blev den eneste godkendelse, der kræves for at godkende en ordre fra RS. Når en ordre er godkendt, sendes den direkte til RS, uden at indkøbsafdelingen er involveret. Konfekturekunden var i stand til at anvende en enkelt månedlig rammeordre i stedet for individuelle PO'er, hvilket betyder, at den eneste PO-behandling nu finder sted i slutningen af måneden.

Kunden har nu et forenklet workflow med bemyndigede slutbrugere, hvilket har reduceret procesomkostningerne betydeligt og gjort det muligt for alle funktioner, der er involveret i den indirekte indkøbsproces, at fokusere på værdiskabende aktiviteter i deres respektive roller.

Kunden er gået fra en gennemsnitlig omkostning pr. ordre på GBP 74, før PurchasingManager™ blev introduceret, til nu GBP 46. Antallet af ordrer steg også til 1.089 årligt, da kunden konsoliderede flere ordrer med RS og reducerede deres leverandørbase. Baseret på de nye omkostninger pr. ordre svarede det til en årlig besparelse på GBP 30.492 i forhold til den gamle proces.

Hele indkøbsprocessen er blevet meget hurtigere, flere medarbejdere bestiller fra pålidelige leverandører (i stedet for at bruge lokale eller online-indkøb), hvilket forbedrer kontraktoverholdelsen, og delene bliver leveret, når teknikerne vil have dem, hvilket betyder, at der er langt mindre nedetid.

Resultatet er, at kunden er gået fra en ineffektiv, dyr proces med for mange dobbeltopgaver og manglende klarhed til at blive meget effektiv med reel gennemsigtighed i hele procure-to-pay-processen.

Vil du vide mere?

For at finde ud af, hvordan vi kan arbejde sammen med dig, bedes du kontakte din lokale Key Account Manager for at få en snak om PurchasingManager™ og vores øvrige udvalg af værdiskabende løsninger.

Tilbage til toppen